El momento de organizar una rueda de prensa siempre ha sido un quebradero de cabeza para las agencias y departamentos de comunicación. Lo primero es fijar el día para que ningún otro evento eclipse tu presentación, una hora apropiada para que puedan acudir los periodistas, que el espacio sea el idóneo para la acción que queremos comunicar y toda una serie de servicios como catering, azafatas, equipo audiovisual, etc. para no dejar nada a la improvisación.
Todo este trabajo se puede ver deslucido si en el momento de la verdad los medios de comunicación no acuden a tu llamada y la sala se queda prácticamente vacía. Debido a la crisis que han sufrido los medios de comunicación las redacciones cuentan con menos periodistas para desplazarse a tu rueda de prensa y estar in situ en la presentación que has organizado. Uno de los factores por los que “no se molestan” en acudir es porque saben que después del encuentro les enviarás la nota de prensa con declaraciones de los ponentes y material adicional como fotografías para completar la información.
Es por eso que actualmente optar por fórmulas como el streaming o el video-comunicado es la opción perfecta para que tu mensaje llegue de forma directa al periodista ahorrándole un tiempo muy preciado.
Gracias a la retransmisión en streaming (divulgación de un contenido multimedia a través de la red) podemos alcanzar a miles de personas a través de la red que se conectan a nuestro evento desde su ordenador, Tablet o Smartphone. Una de las principales ventajas de emitir en streaming, en vez de organizar una rueda de prensa es su alcance local. Lo que queremos decir con esto es que la mayoría de los medios de comunicación y ruedas de prensa se concentran en Madrid, y de esta manera, pudiendo emitir por la red a todo el mundo que se conecte, hacemos que nuestro mensaje llegue a los periodistas del resto de provincias de España.
Tenemos que tener claro que el streaming es una herramienta más de la comunicación y no por ello “mata” a la rueda de prensa. El miedo de los organizadores al contar con el streaming es si la sala se va a quedar vacía. Esto no tiene porqué ocurrir ya que si la persona convocada tiene interés en ir, lo hará personalmente, mientras que la conexión en streaming se convierte en un complemento para aquellas personas que por distancia, tiempo u otros factores no ha podido desplazarse pero sí le interesa el tema.
Si contamos con la retransmisión en streaming debemos aprovechar esta herramienta digital para explotarla en redes sociales. Desde crear un hashtag del evento para seguir todo lo que se hable en Twitter, compartir fotos en directo de lo que está sucediendo en la sala, o publicar las declaraciones del streaming en la web para que puedan visualizarse siempre que se desee.
Por su parte, el video-comunicado es otra de las herramientas que más se utilizan hoy en día para que los medios conozcan lo que tu empresa está realizando de la mano de un portavoz de la misma. Para elaborar un videocomunicado el proceso es muy similar al de un comunicado de prensa en texto, pero trasladado al ámbito audiovisual y adaptando la puesta en escena, el tiempo y el contenido al medio televisivo o web.
No olvidemos que el principal objetivo de todas estas herramientas es comunicar nuestro mensaje y que los medios vean en él la calidad e interés suficiente para que sean publicados.